Centa Support

Alarmering

Deze handleiding beschrijft de module ‘Alarmering’.

Voor de beschrijving’ van de basisfuncties van SWOffice kunt u de handleiding getiteld: ‘Algemeen / Relatiebeheer’ raadplegen.

Als een cliënt gebruik wil maken van de module Alarmering wordt er in eerste instantie een contract van deelname opgesteld. Het formulier dat hiervoor wordt gebruikt kunt u openen via de rubriek Contracten.

Postvak

Bij de aanvang van de werkzaamheden kan de medewerker/ster controleren of er een boodschap tijdens zijn/haar afwezigheid is achtergelaten. Met een klik op de rubriek Postvak krijgt u een overzicht van de boodschappen die voor u bestemd zijn.

De knop [Contract] geeft rechtstreeks toegang tot het alarmeringscontract van de cliënt. Heeft u de boodschap afgehandeld dan klikt u in het vakje onder ‘Afgehandeld’. De boodschap wordt nu verwijderd.

Contracten

De rubriek Contracten is onderverdeeld in acht, via tabs te bereiken, formulieren.

Cliëntgegevens

Een aantal velden heeft een grijze achtergrond. Dat betekent dat deze velden hier niet zijn te wijzigen. Ze zijn nl. gekopieerd uit het Relatiebeheer.

Inschrijven nieuwe deelnemer Alarmering

Om een contract te maken met een nieuwe deelnemer aan de dienst Alarmering, heeft u een leeg invulformulier nodig. Dit krijgt u door in de grijze balk aan de onderkant van het formulier Contractanten Alarmering op de knop [] te klikken. Het formulier bestaat uit de volgende velden:

Cliënt

Een cliënt die wil deelnemen aan de dienst Alarmering selecteert u middels de knop  rechts van het veld Cliënt (cliëntenlijst). Er verschijnt dan een alfabetisch gerangschikte lijst van alle bij de organisatie ingeschreven cliënten. Door op de regel waar de gezochte cliënt staat vermeld te klikken worden automatisch alle beschikbare en relevante gegevens van die cliënt in het geopende formulier gekopieerd.

N.B. Er zit geen beveiliging op dubbele records in het programma, dus overtuig u ervan dat de cliënt niet reeds (oud)deelnemer van de module Alarmering is.

Contracten

Factuuradres

Indien de factuur naar een ander adres dan het woonadres van de cliënt gestuurd moet worden, dient dat vastgelegd te worden in de daarvoor bestemde (witte) invulvelden adres, postcode en plaats rechts op het formulier.

Rekeningnummer

Indien gebruik gemaakt wordt van automatische incasso, dan is het noodzakelijk dat het rekeningnummer van de (post)bank van de cliënt wordt geregistreerd. Voor een banknummer dient u 9 cijfers in te typen. Voor de nog openstaande invulvelden geldt de volgende toelichting:

Debiteurennummer

Iedere cliënt waar een factuur naar toe wordt gestuurd heeft een zgn. debiteurennummer. Dit nummer wordt versterkt door de financiële administratie van uw organisatie en kunt u dus hier invullen.

Zorgverzekeraar

Aangezien een deel van de kosten door de zorgverzekeraar vergoed kunnen worden, dient bekend te zijn bij welke verzekeraar de cliënt is aangesloten. Via het keuzemenu (knop ) kunt u de zorgverzekeraar van de cliënt wijzigen. Door te dubbelklikken op het veld Zorgverzekeraar (met een blauw/groene achtergrond) verschijnt het record met alle van deze instelling geregistreerde gegevens.

Polisnummer

Hier kunt u het polisnummer van de ziektekostenverzekering van de cliënt invullen.

Huisarts

Voor toelating tot het alarmeringssysteem wordt vaak een medische indicatie vereist. Deze kan door de huisarts van de cliënt worden verstrekt.

Door op de knop  rechts naast het invulveld ‘Huisarts’ te klikken ziet u een alfabetische lijst van de in SWOffice geregistreerde huisartsen. Komt de huisarts niet voor in de lijst dan is hij nog niet als huisarts in SWOffice geregistreerd en dient dit eerst te gebeuren.

Door te dubbelklikken op het lege veld Huisarts (met een blauw/groene achtergrond) verschijnt er een formulier Nieuwe Huisarts op uw scherm. Vul hier de gegevens van de nieuwe huisarts in en sluit het venster me het knopje rechts onder in het venster. Via  ziet u dat de nieuwe huisarts is toegevoegd aan het lijstje. U kunt nu de nieuwe huisarts koppelen aan de cliënt.

Contracten

Wijzigen contractgegevens cliënt

Opzoeken bestaand record

Om bestaande gegevens van een deelnemer aan de module Alarmering te wijzigen dient u eerst het te wijzigen record van de cliënt op te zoeken. Dit doet u als volgt:

Klik rechts (boven in de formulierbalk) op de knop  en er verschijnt een lijst van alle deelnemers aan de module Alarmering op het scherm. Zoek via de schuifbalk rechts, in de lijst de bewuste cliënt en klik op de regel waar de gegevens staan. Het formulier wordt nu gevuld met de gegevens van de geselecteerde deelnemer.

Maak gebruik van de zoekfunctie in SWOffice door, zodra u de lijst ziet van alle ingeschreven deelnemers, de eerste drie letters van de achternaam van de gezochte deelnemer te typen. Als de naam voorkomt in de deelnemerslijst, ziet u deze bovenaan in de lijst staan. Komt de naam niet voor, dan verandert er niets en zult u eerst de persoon als cliënt moeten inschrijven door in het blauw/groene invulveld te dubbelklikken. U kunt nu direct een nieuwe cliënt inschrijven.

Uitleengegevens

Aanvraagdatum

Vul hier de datum in van de dag waarop de aanvraag is ontvangen volgens het invulmasker: dd-mm-jjjj.

Machtigingsdatum en nummer

Vul hier de datum in van de dag waarop de machtiging is verleend, evenals het machtigingsnummer.

Plaatsingsdatum

Vul hier de datum in van de dag waarop het alarmeringsapparaat in de woning van de cliënt is geplaatst.

Aansluitdatum

Vul hier de datum in van de dag waarop het alarmeringsapparaat daadwerkelijk is aangesloten op het alarmeringssysteem. Deze datum wordt automatisch in de factureringsmodule gehanteerd als begindatum voor de facturering.

Afsluitdatum

Nadat het alarmeringscontract is beëindigd dient hier een datum te worden ingevuld waarop het alarmeringsapparaat daadwerkelijk is afgesloten van het alarmeringssysteem. Deze datum wordt automatisch in de factureringsmodule gehanteerd als einddatum voor de facturering.

Intaker

Nadat een cliënt een verzoek heeft ingediend om deel te mogen nemen aan het alarmeringssysteem zal er een gesprek met een z.g. Intaker plaatsvinden. Een intaker dient als cliënt in SWOffice te zijn ingeschreven. Door te klikken op de menuknop  rechts van het veld Intaker kunt u een cliënt als intaker koppelen aan de deelnemer.

Alarmcentrale

Soms zijn er meer alarmcentrales waar geplaatste apparatuur bij is aan te sluiten. Met een klik op de knop rechts in het veld ziet u een keuzemenu en kunt u de deelnemer aan de juiste alarmcentrale koppelen. Het keuzemenu Alarmcentrale kunt u wijzigen/aanvullen via Instellingen in de module Relatiebeheer. Door te dubbelklikken op het veld Alarmcentrale (met een blauw/groene achtergrond) verschijnt het formulier met alle van de centrale geregistreerde gegevens.

Groep

Afhankelijk van de soort ziektekostenverzekering kunnen deelnemers in verschillende groepen worden ingedeeld. Nadat u op de knop  heeft geklikt verschijnt er een keuzemenu.

Contracten

Via de rubriek Opties Alarmering >> tab Alarmgroepen kunnen de kosten van de entree en de huur alsmede eventuele subsidie worden vastgelegd. Zie verder de rubriek Opties alarmering.

Eigen bijdrage en Verzekeraar

Het eerste veld betreft de entreekosten en het tweede veld betreft het maandelijkse huurbedrag. Aangezien de prijzen in de rubriek Opties alarmering >> tab Alarmgroepen worden vastgelegd en zijn deze hier niet te wijzigen. De velden hebben om die reden ook een grijze achtergrond.

Subsidie

Sommige organisaties en instellingen ontvangen een subsidie van derden. Dit subsidiebedrag kan hier per deelnemer worden vastgelegd. Klik op de knop rechts in het veld en u ziet een keuzemenu. De subsidiegroepen en subsidiebedragen kunt u vastleggen in de rubriek Opties alarmering >> tab Hulptabellen.

Apparaat

In de rubriek Apparatuur dienen eerst de gegevens van alle apparaten die de organisatie of instelling ter beschikking heeft, te worden vastgelegd.

In het invulveld Apparaat wordt van elke plaatsing van een alarmeringsapparaat het apparaatnummer vermeld. Zo ontstaat er een koppeling tussen deelnemer en alarmeringsapparaat. Het invullen gaat via een lijst met apparaatnummers die zichtbaar wordt zodra u op de menuknop  naast het invulveld klikt. Deze lijst laat de actueel beschikbare apparaten zien. U kiest een apparaat door op een apparaatnummer te klikken. Als regel zal dat het eerste apparaat in de lijst zijn.

Stel, het bestaande apparaat dient b.v. wegens een defect te worden vervangen. Om rechtstreeks toegang te krijgen tot de apparaatgegevens dubbelklikt u in het blauw/groene veld. Op dit formulier kunt u aangeven wat de reden is van de vervanging. Vervolgens keert u weer terug naar het scherm Contracten Alarmering >> Uitleengegevens en u kunt een nieuw apparaat uit de voorraad koppelen aan de deelnemer.

Merk, Type en Serienummer

Zodra een apparaatnummer uit de voorraadlijst is gekozen worden de gegevens hiervan direct zichtbaar in de velden. De apparaatgegevens zijn vastgelegd in een formulier dat d.m.v. dubbelklikken op het blauw/groene veld bereikbaar is.

Contracten

Domotica

Mogelijkheid tot het opgeven van domotica toepassingen. Bijvoorbeeld extra rookmelders of extra halszenders. Er kan worden genoteerd per welke datum het domotica-artikel is geleverd. Bij facturatie wordt het gekoppelde bedrag aan de contractant doorbelast. De lijst van mogelijke domotica-artikelen kan bij “Opties Alarmering” worden ingebracht.

Bijzonderheden

Reden aansluiten, reden afsluiten

De redenen waarom cliënten starten met alarmering, of er juist mee willen stoppen zijn gecategoriseerd. Dit wil zeggen dat er uit een beperkte hoeveelheid redenen kan worden gekozen. Wordt een nog niet bestaande reden ingetypt, dan wordt deze toegevoegd aan de lijst van reden. Hierdoor kan beter worden geanalyseerd op welke gronden cliënten gaan deelnemen of juist stoppen met alarmering.

Bijzonderheden

Dit is een tekstveld waarin u eventuele bijzonderheden kunt typen.

Borg/Sleutels

Hier kunt u gegevens vastleggen m.b.t. de gestorte borgsom en de verstrekte sleutels.

Medische gegevens

Van elke deelnemer aan de module Alarmering is het gewenst informatie beschikbaar te hebben die inzicht geeft in zijn persoonlijke omstandigheden. Door het klikken op een vakje kunt u de keuze maken aan de hand van de informatie die u van de cliënt hebt gekregen. Deze gegevens zijn ook beschikbaar en te wijzigen in de modules Maaltijden en Ouderenadviseur.

Huisvesting

Ook is het van belang gegevens vast te leggen omtrent de huisvesting van de cliënt. Door het klikken op een vakje kunt u de keuze maken aan de hand van de informatie die u van de cliënt hebt gekregen.

Deze gegevens zijn ook beschikbaar en te wijzigen in de modules Maaltijden en Ouderenadviseur.

Correspondentie

Via de tab Correspondentie krijgt u toegang tot een overzicht van de correspondentie die reeds met de cliënt is gevoerd. Voor het lezen van de brief klikt u op de knop met het brilletje. In de kolom Soort kunt u zien of het een persoonlijke brief betrof of een fax of een mailing naar alle deelnemers aan de module Alarmering.

Beëindiging deelname personenalarmering

Als het contract moet worden beëindigd dan vult u eerst onder de tab Uitleengegevens de afsluitdatum in. Vervolgens vermeldt u in het veld Reden afsluiten de reden van beëindiging. Tenslotte verwijdert u in het veld Apparaat het geplaatste alarmeringstoestel. Dit kunt u doen door eerst het veld te selecteren en vervolgens op de [Delete] toets te klikken.

Vervolgens sluit u het formulier door op het knopje [Formulier sluiten] rechtsonder in het venster te klikken. Indien u het formulier nog niet wilt verlaten dan kunt u de wijzigingen in het formulier opslaan door op [F9] te klikken.

U kunt het ‘Archief’ raadplegen door linksboven in de formulierbalk op de knop [H] te klikken, zodat u naar het archiefbestand gaat. De achtergrondkleur van het formulier is nu veranderd in grijs ten teken dat het formulier dat u nu op uw scherm ziet zich in het archief bevindt.

U kunt terugkeren naar het huidige contractanten door linksboven in de formulierbalk op de knop [A] te klikken.

In principe worden de gegevens dus nooit verwijderd uit het programma. De datum van uitschrijven geldt als einddatum voor de financiële verplichtingen. Uitsluitend de nog lopende financiële verplichtingen tot aan de uitschrijfdatum, worden bij de eerstvolgende facturatie meegenomen.

Het verplaatsen van het formulier naar het archief heeft geen effect op de facturatie en registratie in de andere modules waarbij de cliënt staat ingeschreven.

Opdrachtknoppen rapporten alarmering

Onder in het formulier zijn een aantal opdrachtknoppen zichtbaar:

Brief

Met deze opdrachtknop kunt u een brief maken die bestemd is voor de cliënt op uw scherm. Door op [Brief] te klikken verschijnt een invulvenster waarin u het onderwerp van de brief moet invullen. Nadat u het onderwerp hebt ingetypt klikt u op [OK] en wordt het tekstverwerkingsprogramma ‘Microsoft Word’ gestart. Er verschijnt een brief op uw scherm waarin reeds een aantal vaste gegevens zoals de datum, de adresgegevens van de cliënt en het onderwerp van de brief staan vermeld.

Sjabloon

Door te kikken op deze knop krijgt u toegang tot een venster waarmee u een bepaald sjabloon kunt selecteren. Met een sjabloon maakt u een kant en klare samengevoegd document (b.v. een brief of contract).U selecteert een sjabloon door er in de lijst op te klikken en vervolgens op [Openen] te klikken. Voor het aanmaken van een nieuw sjabloon verwijzen we u naar het betreffende hoofdstuk.

Etiket

Als u niet met vensterenveloppen werkt is het handig om een adresetiket voor het versturen van de brief te printen. U kunt zelf bepalen op welk etiket op het vel het adres moet worden afgedrukt. Dit bespaart vele etikettenvellen!

Email

Hier kunt u een mail sturen naar de deelnemer.

Rapport

Hier kunt u drie rapporten uitdraaien; Alarmcentrale, Archief en Kaart.

Alarmcentrale:

Dit levert een rapport met gegevens betreffende de persoonlijke gegevens/omstandigheden van de contractant ten behoeve van de Alarmcentrale.

Archief:

Dit levert een rapport met gegevens betreffende het alarmeringscontract.

Kaart:

Dit levert een rapport met de gegevens betreffende het alarmeringscontract bevat en is bestemd voor de cliënt. De kaart dient in zijn woning aanwezig te zijn.

Contactpersonen

Via het invulformulier Contactpersonen kunt u een bepaalde cliënt als contactpersoon koppelen aan de geselecteerde deelnemer voor de module Alarmering

Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen klikt u op de verticale balk links met het *. Via de knop  rechts in het invulveld Contactpersoon krijgt u toegang tot een alfabetische lijst van alle ingeschreven cliënten.

Door op de regel te klikken van de gewenste contactpersoon worden de

gegevens hiervan in het formulier gekopieerd.

Het gebeurt wel eens dat er een andere contactpersoon wordt aangewezen.

Verwijder dan eerst de oude. Dit doet u door in de menubalk van het scherm via [Bewerken] op [Record verwijderen] te klikken.

Indien er meer dan één contactpersoon is dan kunt u de volgorde wijzigen door het volgnummer links van de naam te wijzigen.

Mailing

Om een brief naar alle deelnemers aan de module Alarmering te sturen klikt u de knop [Mailing]. Er verschijnt dan een venster waarin u het onderwerp van de brief kunt invullen. Vervolgens klikt u op [OK] en wordt het tekstverwerkingsprogramma Microsoft Word gestart. Er verschijnt nu een brief op uw scherm waarin reeds een aantal gegevens zoals de datum, de adresgegevens en het onderwerp van de brief staan vermeld.

Om alle brieven van de mailing af te drukken dient u in de werkbalk boven in uw scherm op [Samenvoegen naar nieuw document] te klikken. Doet u dit niet dan wordt na de opdracht <Afdrukken> uitsluitend de pagina afgedrukt die op uw scherm staat. U ziet onderaan dat het bestand ook uit 1 pagina bestaat.

Etiketten

Om een mailing van etiketten te voorzien maakt u gebruik van de knop [Etiketten]. Van alle deelnemers aan de module Alarmering kunt u een etiket afdrukken. Als u niets invult, worden alle adressen afgedrukt.

Emailing

Om alle deelnemers te mailen klikt u op Emailing. U kunt ook door te filteren een selectie maken en deze deelnemers mailen.

Lijst

Door te klikken op de knop [Lijst] verschijnt er een dialoogvenster waarmee u de records kunt groeperen en kunt sorteren. Er kunnen drie verschillende lijsten gemaakt worden; een lijst betreffende de Contracten, Intakerlijst of een Verjaardagenlijst.

Groeperen is een indeling in groepen. De groep ‘Woonplaats’ verdeelt de deelnemers aan Alarmering in groepen per woonplaats. Vervolgens kunt u binnen de gekozen groep (in dit voorbeeld Woonplaats) opnieuw groepjes maken, b.v. per wijk. Per woonplaats worden de deelnemers dan opnieuw gegroepeerd per wijk.

Sorteren is het op een bepaalde volgorde zetten van de deelnemers binnen de eerder gekozen groep(en). De keuze ‘Woonplaats’ levert een alfabetische volgorde van de woonplaatsen waar de deelnemers wonen. Vervolgens kunt u binnen de woonplaats de deelnemers op volgorde van b.v. postcode zetten.

Na het verwijderen van het vinkje Details komt de lijst zonder n.a.w.-gegevens beschikbaar voor afdrukken.

Om de volgende groep telkens op een nieuwe pagina te laten beginnen plaats u een vinkje in het hokje Nieuwe pagina per groep.

Als u klikt op meer, klapt de lijst uit en kunt u 12 verschillende velden invullen met gegevens die u op de lijst getoond wilt hebben.

Na de keuze verschijnt er een lijst op uw scherm welke u vervolgens kunt afdrukken.

Apparatuur

Met dit formulier kunnen de gegevens van de alarmeringsapparatuur die binnen de instelling worden gebruikt in SWOffice worden geregistreerd.

Tenslotte kunt u hier bijhouden wat er met het apparaat is gebeurd; reparaties e.d.

Als het apparaat ter reparatie is opgestuurd dan dient u het hokje Ter reparatie aan te vinken. Dat betekent dat de gegevens wel beschikbaar zijn maar het apparaat niet in de vrije voorraad is opgenomen.

Nieuwe apparatuur registreren

Apparaatnummer

Om van een nieuw apparaat de gegevens vast te leggen heeft u een leeg invulformulier nodig. Dit krijgt u door in de grijze balk aan de onderkant van het formulier Apparatuur op de knop [] te klikken.

Elk alarmeringsapparaat krijgt een uniek nummer. Vaak is dit een volgnummer of een nummer dat door de Alarmcentrale beschikbaar is gesteld.

Via de knop  rechts in de rode balk met de tekst apparatuur Alamering opent u een lijst met reeds uitgegeven apparaatnummers. Bij het hoogste nummer telt u er één bij en dit nummer vult u in bij ‘Apparaatnummer’.Bij het invulveld Merk vult u het merk in van het apparaat.

Bij het invulveld Type vult u het type/fabrikaat in van het apparaat. Op het apparaat staat een serienummer. Dit nummer vult u in bij het veld Serienummer.

Indien het apparaat ter reparatie is opgestuurd dient u het hokje aan te vinken. Het apparaat is dan niet meer opgenomen in de vrije voorraad.

Lokatie

Bij ieder alarmapparaat kan een locatie worden genoteerd. Voor stichtingen die hun apparatuur om praktische redenen op verschillende locaties opslaan kunnen hierdoor (middels de lijst-functie) een beter overzicht behouden op de voorraad op de verschillende locaties. Nieuw ingevoerde locaties worden toegevoegd aan de keuze-lijst.

Lijst

Door te klikken op de knop [Lijst] verschijnt er een dialoogvenster waarmee u een overzicht kunt samenstellen door zelf een keuze te maken uit de verschillende groepen. Vervolgens kunt u met de sorteerfunctie de records in het overzicht in een bepaalde volgorde zetten. U kunt groepen maken b.v. naar Merk, Status of Type. Vervolgens kunt u binnen die groepen de records sorteren op bijvoorbeeld Apparaatnummer, Serienummer, Afvoerdatum, enz.

Na de keuze verschijnt er een lijst met alle apparaten op uw scherm welke u vervolgens kunt afdrukken. Na het verwijderen van het vinkje Details komt de lijst zonder detailgegevens beschikbaar voor afdrukken. U ziet dan uitsluitend de totalen. Als u telkens een volgende groep op een nieuwe pagina wilt afdrukken dan dient u het hokje Nieuwe pagina per groep aan te vinken.

Facturen

Nadat u op de menuknop Facturen hebt geklikt verschijnt er een menu met drie rubrieken:

 Factureren eigen bijdrage

 Factureren verzekeraars

 Openstaande facturen

Aangezien de termijn van factureren van de ‘eigen bijdrage’ vaak anders is dan die voor declaratie van kosten bij verzekeraars, kunt u de eigen bijdrage van de cliënten en de kosten die gedeclareerd moeten worden bij verzekeraars afzonderlijk factureren.

Met de eerste rubriek kunt u facturen aanmaken voor deelnemers die de kosten zelf betalen. Met de tweede rubriek kunt u facturen aanmaken voor deelnemers waarvan de kosten door een verzekeraar worden betaald.

Na een keuze van één van de eerste twee rubrieken verschijnt er een venster met twee invulvelden: Tijdvak en Maand. Bij het invulveld Tijdvak kunt u via de knop  rechts van het invulveld een keuze maken over welk tijdvak (maand, kwartaal, halfjaar of jaar) u facturen wilt gaan maken. Kiest u ‘Maand’ dan kunt u de maand kiezen waarover u facturen wil gaan maken. Heeft u “Kwartaal” gekozen dan verandert de aanduiding Maand in Kwartaal en kunt u het kwartaal kiezen waarover u wilt factureren. Heeft u “Halfjaar” gekozen dan kunt u vervolgens kiezen voor het 1e of 2e halfjaar. Heeft u “Jaar” gekozen dan verandert de aanduiding Maand in Jaar en kunt u het jaar kiezen waarover u wilt factureren.

Voor het genereren van de facturen drukt u op de opdrachtknop [OK].

Mocht u bij nader inzien, b.v. als blijkt dat er geen facturen zijn te genereren, de procedure willen beëindigen, dan klikt u op [Stop]. Let op! U kunt hier slechts facturen aanmaken. Het afdrukken van facturen kunt u via de rubriek Openstaande factureren uitvoeren.

Openstaande facturen

Hiermee krijgt u een overzicht te zien van de openstaande facturen.

Voor een verdere uitleg wordt u verwezen naar het hoofdstuk Facturen.

Rapportage

Via deze menuknop kunt u vele overzichten generen die u vervolgens kunt afdrukken.

 Contractanten

 Sleutellijst

 Verloop

 Intakerlijst

 Verjaardagenlijst

Contractanten / Sleutellijst

Door te klikken op de knop [Contractanten] of op de knop [Sleutellijst] verschijnt er een dialoogvenster waarmee u de records kunt groeperen en kunt sorteren.

U kunt via een keuzemenu de records indelen in groepen b.v. naar Geslacht, Leeftijdcategorie, Reden aansluiten, enz. Vervolgens kunt u binnen die groepen de records sorteren op bijvoorbeeld Aansluitdatum, Naam, Postcode, enz.

Men kan de rapportage over een jaar, maand, kwartaal etc. laten lopen maar er is ook een mogelijkheid om een periode op te geven. Hierdoor is het mogelijk de deelnemers in een bepaalde periode te analyseren in plaats van slechts alleen de huidige deelnemers.

Na de keuze verschijnt er een lijst met alle deelnemers op uw scherm welke u vervolgens kunt afdrukken. Na het verwijderen van het vinkje Details komt de lijst zonder detailgegevens beschikbaar voor afdrukken. U ziet dan uitsluitend de totalen per groep.

Als u telkens een volgende groep op een nieuwe pagina wilt afdrukken dan dient u het hokje Nieuwe pagina per groep aan te vinken.

De sleutellijst kunt u afdrukken en is bestemd voor de instantie (verzorgingshuis, politie) die de huissleutels van de aangesloten cliënten beheert en kan gebruiken in geval van calamiteiten. Elke huissleutel dient voorzien te zijn van een label met het apparaatnummer.

Verloop

Nadat u op de menuknop Verloop hebt geklikt verschijnt er een keuzemenu waarmee u kunt kiezen over welke periode u overzichten wilt zien. Vervolgens kunt u een sortering aanbrengen in de af te drukken lijst, b.v op aansluitdatum.

Na het verwijderen van het vinkje Details komt de lijst zonder detailgegevens beschikbaar voor afdrukken. U ziet dan uitsluitend de totalen per groep.

Als u telkens een volgende groep op een nieuwe pagina wilt afdrukken dan dient u het hokje Nieuwe pagina per groep aan te vinken.

Kies een jaar (b.v. 2003) en klik op [OK]. Op uw scherm verschijnen twee overzichten: Gestart (de deelnemers die in de gekozen periode zijn aangesloten) en Volledige periode (de deelnemers die de volledige periode waren aangesloten).

Intakerlijst

Deze lijst geeft een overzicht van wie de intake heeft gedaan van welke deelnemers.

Verjaardagenlijst

Deze lijst geeft een overzicht van de verjaardagen van de deelnemers aan de module Alarmering.

Opties alarmering

Via de menuknop Opties alarmering krijgt u via zes verschillende tabs toegang tot een aantal standaardinstellingen die gelden voor deze module.

Alarmgroepen

De zorgverzekeraars vergoeden vaak niet het volledige bedrag voor de door de stichting aan de cliënten doorberekende kosten van huur en/of plaatsing van alarmeringsapparatuur. Ook is het mogelijk dat een cliënt niet is verzekerd tegen deze kosten en deze dus geheel voor eigen rekening komen.

U kunt per groep aangeven of de kosten van huur en/of plaatsing geheel of gedeeltelijk door de zorgverzekeraar worden vergoed en wat eventueel de eigen bijdrage van de cliënt is.

Bij factuuromschrijving entree / huur kan een eigen omschrijving op de factuur worden opgegeven. Wordt dit niet ingevuld dan verschijnt de oude standaardtekst ‘Huur alarmapparatuur’ en Aansluitkosten alarmapparatuur’.

Groepsnaam; Vul hier een naam in die duidelijk maakt om welke soort alarmgroep het gaat. U kunt dus zelf een naam bedenken. Het volgende is bedoeld als voorbeeld.

Als u als groepsnaam Particulier invult, dan is het duidelijk dat de eigen bijdrage bestaat uit de totale kosten van huur en/of plaatsing.

Als u Verzekering invult dan kan het zijn dat de zorgverzekeraar alles vergoed of dat de vergoeding niet de volledige kosten dekken en er derhalve toch nog een eigen bijdrage van de cliënt wordt verlangd.

In die laatste situatie zou de groepsnaam Verzekering + Eigen bijdrage kunnen worden.

Betalingswijze

Per groep kunt u een betalingswijze kiezen. Indien de deelnemer zelf de kosten moet betalen kiest u via  naast ‘Eigen bijdrage’ voor één van de drie mogelijkheden: Acceptgiro, Factuur of Incasso. Indien de deelnamekosten bij b.v. een verzekeraar in rekening moeten worden gebracht, dan kiest u via  naast Verzekeraar voor één van de drie betalingsmogelijkheden.

Als er sprake is van zowel een vergoeding door de zorgverzekeraar als van een eigen bijdrage dan maakt u ook hiervoor een keuze van betalingswijze.

Vervolgens kunt u de huurprijs en de entreeprijs invullen die past bij de alarmgroep waar de deelnemer aan is gekoppeld.

Denk er om dat indien een verzekeraar de kosten (geheel of gedeeltelijk) vergoed, het veld ‘bedrijfsnaam’ moet zijn ingevuld.

Vult u hier niets in dan wordt de factuur (of incasso) altijd geadresseerd aan de cliënt.

Hulptabellen

Op dit formulier kunt u een aantal vaste gegevens registreren die vervolgens door de module in relevante situatie worden gebruikt en toegepast. Voorbeelden zijn: Domotica artikelen, alarm telefoonnummers.

Factuurdata

Rekeningnummer

Hier kunt u het rekeningnummer vermelden zoals dat door uw organisatie wordt gehanteerd.

Grootboekrekening

Indien uw organisatie t.b.v. de financiële administratie grootboekrekeningen wil vastleggen dan is dat mogelijk in de kolom Grootboek.

Factuurtekst

Hier kunt u een tekst typen die op elke factuur wordt vermeld.

Acceptgirotekst (indien anders dan factuurtekst)

Tenzij de tekst op de acceptgiro dezelfde moet zijn als op de factuur kunt u hier een andere tekst typen.

Incassotekst (indien anders dan factuurtekst)

Tenzij de tekst op de incasso dezelfde moet zijn als op de factuur kunt u hier een andere tekst typen.

Regels facturatie

Hier kunt u alle regels rondom facturatie vastleggen.

Start facturatie

De maanden die liggen vóór deze datum worden niet meegenomen in de nieuwe facturatie rondes.

Factureren met terugwerkende kracht

Als hier een vinkje staat worden de nog in rekening te brengen kosten (die nog niet eerder zijn gefactureerd) over alle maanden voorafgaand aan de gekozen factuurperiode, in de nieuwe facturatie ronde meegenomen.

Voorbeeld: Van een alarmeringscontract waarvan de toestemming van de verzekeraar te laat binnen komt om te worden meegenomen met de lopende facturatie ronde, worden de kosten bij een nieuwe facturatie ronde alsnog bij de verzekeraar gedeclareerd.

Aansluitmaand telt mee bij facturatie als de aansluitdatum valt vóór de … van de maand

Heeft betrekking op de “Aansluitdatum” van de apparatuur bij de cliënt. Er wordt bij facturatie automatisch rekening gehouden met de ingevoerde aansluitdatum.

Voorbeeld: Is in het contract van een cliënt bij Aansluitdatum, 13-02-2005 ingevuld, dan wordt de maand februari bij de instellingen volgens onderstaande figuur in de facturatie meegenomen.

Afsluitmaand telt mee bij facturatie als de afsluitdatum valt na de … van de maand

Heeft betrekking op de “Afsluitdatum” bij de cliënt. Bij de facturatie wordt automatisch rekening gehouden met de ingevulde afsluitdatum.

Voorbeeld: Is in het contract van een cliënt bij Afsluitdatum, 18-05-2005 ingevuld, dan wordt de maand mei bij de instellingen volgens bovenstaande figuur in de facturatie meegenomen.

Bij facturatie controleren of alle voorgaande … maanden zijn gefactureerd

Het aantal maanden dat hier staat geldt als voorgaande periode waarin bij elke facturatie gekeken wordt of er nog kosten zijn welke niet zijn gefactureerd. Deze niet eerder gefactureerde kosten worden dan alsnog de cliënt en/of verzekeraar in rekening gebracht.

Voorbeeld: Van een alarmeringscontract waarvan de toestemming van de verzekeraar te laat binnen komt om te worden meegenomen met de lopende facturatie ronde, worden de kosten bij een nieuwe facturatie ronde alsnog bij de verzekeraar in rekening gebracht.

Keuzelijsten

Onder de tab Keuzelijsten is het mogelijk de inhoud van verschillende keuzelijsten aan te passen. Hiervoor kiest u eerst de betreffende keuzelijst. Daarna worden de waarden getoond die hieronder beschikbaar zijn. Eventueel kunt u hier bestaande items toevoegen of verwijderen.

Vecozo

Bij deze optie kunt u een koppeling maken met Vecozo. Als u hiervan gebruik wil maken, neem dan contact op met Centa voor uitleg.