De module Activiteiten is bedoeld om cliënten te kunnen inschrijven voor deelname aan diverse bijeenkomsten en cursussen.
Na het openen van de module Activiteiten verschijnt er een scherm met een aantal rubrieken.
Postvak:
Bij de aanvang van de werkzaamheden kan de medewerker/ster controleren of er een boodschap tijdens zijn/haar afwezigheid is achtergelaten.
Met een klik op de rubriek Postvak krijgt u een overzicht van de boodschappen.
Heeft u de boodschap afgehandeld dan klikt u in het vakje onder ‘Afgehandeld’. De boodschap wordt nu verwijderd.
Lopende activiteiten:
Onder lopende activiteiten verstaan we o.m. cursussen en andere regelmatige bijeenkomsten.
In Lopende activiteiten kunnen we b.v. de startdatum en de deelnemers vastleggen.
Als een cliënt wil deelnemen aan een activiteit van uw organisatie dan wordt in eerste instantie de betreffende activiteit geselecteerd via de rubriek Lopende activiteiten. U ziet nu een invulformulier Activiteiten dat is onderverdeeld in vijf via tabs te bereiken invulformulieren.
Activiteitsgegevens:
U ziet een formulier met gegevens van de geselecteerde activiteit. Zie rechts boven in de donkere balk. Ook in het veld Activiteit kunt u zien welke activiteit is geselecteerd.
Als u een andere activiteit wilt selecteren klikt u in de donkere balk rechts boven op het menuknopje q. Er verschijnt dan een keuzemenu van alle lopende activiteiten.
Maak een keuze door op de regel van de gezochte activiteit te klikken en alle gegevens van deze activiteit worden in het formulier getoond.
Vervolgens kunnen we aan de geselecteerde activiteit nieuwe deelnemers toevoegen. Zie hoofdstuk Inschrijvingen even verder in deze module.
Nieuwe activiteit registreren
Om een nieuwe lopende activiteit, bijvoorbeeld een nieuwe cursus Engels, in SWOffice te registreren handelt u als volgt:
Om te beginnen heeft u een leeg invulformulier nodig. Dit krijgt u door in de grijze balk aan de onderkant van het formulier Activiteiten op de knop [}ë] te klikken.
Activiteit
Vul hier de naam van de nieuwe activiteit in.
Activiteitcode
U kunt met de “Activiteitcode” een onderscheid aangeven, tussen de diverse cursussen, bijvoorbeeld een code bestaande uit een jaartal en een volgcijfer dat uit twee getallen bestaat bijvoorbeeld: 2005-01.
U bent daar geheel vrij in. In de rapportages kunt u dan op activiteitcode groeperen.
Cluster
Hier kunt u een omschrijving of code meegeven waarop u later in de rapportages meerdere cursussen samen kunt trekken in 1 rapportage.
Bijvoorbeeld: Bij de activiteit Nordic walking en bij de activiteit zwemmen vult u de kreet ‘MBVO’ in het veld cluster in. U kunt de 2 cursussen dan later ‘clusteren’ in de rapportages. U bent daar geheel vrij in. In de rapportages kunt u dan op activiteitcode groeperen.
Omschrijving op de factuur
Dit is een tekstveld waarop u kunt aangeven wat er als toelichting op de factuur moet worden vermeld als dat afwijkt van de naam van de activiteit.
Docent
Kies een docent/begeleider uit het menu dat u ziet nadat u op de knop q rechts naast het invulveld hebt geklikt. Als de docent/begeleider nog niet bekend is, laat u dit veld leeg.
Komt de naam niet voor in het menu dan zult u eerst de persoon als nieuwe docent moeten inschrijven door in het blauw/groene invulveld te dubbelklikken. U kunt nu direct een nieuwe docent inschrijven.
Locatie
Kies een locatie uit het menu dat u ziet nadat u op het knopje q rechts naast het invulveld hebt geklikt. Komt de locatie niet in het lijstje voor dan kunt u deze nieuwe locatie gewoon intypen. De nieuwe locatie wordt dan automatisch toegevoegd aan de lijst van locaties.
Inschrijvingen
Hier verschijnt het totaal van alle reeds ingeschreven deelnemers.
Maximaal
Hier geeft u het maximum aantal deelnemers op.
Betalingswijze
U heeft hier de keus uit ‘factuur, acceptgiro of incasso’. Alle nieuwe deelnemers krijgen automatisch deze betalingswijze toegekend.
Definitief
Als het minimum aantal deelnemers is bereikt kan worden besloten de activiteit definitief door te laten gaan. Dit kunt u aangeven door hier een [v] te plaatsen.
Deze registratie is uitsluitend bedoeld ter informatie.
Afgerond
Als de einddatum is verstreken wordt de activiteit als afgerond beschouwd. Dit kunt u aangeven door hier een [v] te plaatsen. Deze activiteit wordt dan verplaatst naar het archief. Dit kan worden geraadpleegd door op de knop [H] te klikken die u links bovenin de menubalk van het SWOffice-scherm kunt vinden. Zodra u op [H] klikt verandert de knop in [A] ten teken dat u zich in het Archief bevindt Als u weer op [A] klikt bent u weer terug in het huidige bestand.
Ook reeds afgeronde activiteiten worden meegenomen in de facturatie.
Periode(n)
Zodra een activiteit met enige regelmaat meerdere malen voorkomt kunt u de periodes definiëren waarop de activiteit plaats vindt. Een éénmalige of eindige activiteit kent slechts één periode. Namelijk vanaf de startdatum een vastgesteld aantal bijeenkomsten.
Het is de bedoeling voor een doorlopende activiteit, telkens een nieuwe logische periode aan te maken. Bijvoorbeeld “voorjaar 2006” of “seizoen 2005-2006”.
U kunt naar keuze het aantal lessen invullen of de einddatum. Als u einddatum invult dan wordt automatisch het aantal lessen berekend. Vult u het aantal lessen in dat wordt de einddatum berekend. De data van de bijeenkomsten worden hierop automatisch gegenereerd.
Eventueel kunnen bijeenkomsten worden verwijderd. Bijvoorbeeld voor feestdagen of vakanties. Het aantal lessen wordt ook hierdoor automatisch gecorrigeerd. De lesduur wordt genoteerd in uren en minuten. Bijvoorbeeld 1:30 voor 1½ uur.
De prijs kan naar keuze worden ingevuld per: hele periode, bijeenkomst, maand, kwartaal, halfjaar of jaar. Afhankelijk van deze keuze zal de bijdrage van een nieuwe deelnemer worden bepaald. Kiest u bijvoorbeeld voor een prijs per bijeenkomst, dan worden alleen de bijeenkomsten die de nieuwe deelnemer vanaf de start van zijn of haar deelname heeft bijgewoond gefactureerd. Bij de keuze van een prijs voor de “hele periode” wordt ook als de deelnemer niet vanaf de start van de periode deelneemt volledig gefactureerd aan de deelnemer.
Tenslotte kunt u aangeven of de deelnemers vóór of achteraf betalen voor hun deelname en over welke periode telkens wordt gefactureerd.
Inschrijvingen:
Om een cliënt in te schrijven voor deelname aan een bepaalde activiteit klikt u boven in het scherm in de donkere balk op het knopje q rechts. Er verschijnt een keuzemenu van alle lopende activiteiten. Door te klikken op de regel waar de gezochte activiteit staat, worden automatisch de gegevens van die activiteit in het formulier getoond.
Klik nu op de tab Inschrijvingen en u ziet de lijst van mogelijk reeds ingeschreven deelnemers.
Het inschrijven van een deelnemer aan een activiteit gaat als volgt:
In de kolom Deelnemer is het laatste veld leeg en links ervan ziet u een knopje [í]. Staan er reeds meer dan zes deelnemers geregistreerd dan kunt u via de schuifbalk rechts het laatste invulveld zichtbaar maken.
Klik in het lege veld en u ziet nu rechts van dit veld een menuknop q verschijnen.
Klik nu op dit knopje en er verschijnt een alfabetisch lijst van alle cliënten die staan ingeschreven bij de instelling.
Zoek met de schuifbalk rechts de cliënt die ingeschreven wil worden, klik op de regel waar deze staat en u ziet dat de gegevens automatisch gekopieerd worden in het formulier.
Maak gebruik van de zoekfunctie in SWOffice door, zodra u de lijst ziet van alle ingeschreven cliënten, de eerste drie letters van de achternaam van de gezochte cliënt te typen. Als de naam voorkomt in het bestand, ziet u deze bovenaan in de lijst staan. Komt de naam niet voor, dan verandert er niets en zult u eerst de persoon als cliënt moeten inschrijven door in het blauw/groene invulveld te dubbelklikken. U kunt nu direct een nieuwe cliënt inschrijven.
Er is een beveiliging ingebouwd op dubbele records. Bij het kopiëren van een record dat al in de lijst van deelnemers staat, krijgt u een melding.
Een record (= inschrijving) kunt u verwijderen via de menubalk [Bewerken] en [Record verwijderen].
Start- en einddatum
Per deelnemer wordt er een start- en later eventueel ook een einddatum ingevoerd. Bij facturatie wordt met deze start- en einddatum rekening gehouden om het factuurbedrag te bepalen. Vult u de startdatum niet in, dan wordt aangenomen dat de persoon op de wachtlijst staat.
Het kan zijn dat een deelnemer om wat voor reden dan ook even niet meedoet. Deze deelnemers die tijdelijk zijn gestopt hebben een duidelijk andere status dan de personen die op de wachtlijst staan. Dit kunt u aangeven middels een selectievinkje onder de kop “t.g” (tijdelijk gestopt).
Termijnbetalingen
In de kolom Aantal termijnen (Kopje Term) kunt u kiezen uit drie mogelijkheden n.l. betalen in 1, 2 of 3 termijnen. Standaard is een betaling in 1 termijn.
Betalingswijze
In de kolom Bet. wijz. (betalingswijze) staat de letter A, F of I vermeld. Is bij Activiteitgegevens bij Betalingswijze ‘Automatische incasso’ vermeld dan staat hier de letter I. Voor de betalingswijze ‘Factuur’ geldt de letter F en voor Acceptgiro de letter A. U kunt echter per deelnemer hiervan afwijken door hier een andere betalingswijze te kiezen dan de bij Activiteitgegevens vermelde standaard.
Denk er om dat voor een betaling via een automatische incasso het bankrekeningnummer verplicht is. Dit nummer kunt u invullen op het formulier van de cliënt. Dit is gemakkelijk te bereiken door te dubbelklikken op het blauwgroene veld in de kolom Deelnemer.
Subsidie
Per deelnemer kan eventueel een subsidie worden toegekend als korting op het bedrag dat is vermeld in de periode. De mogelijke subsidiebedragen zijn te aan te vullen onder de tab Algemeen van “Opties Activiteiten”
Bedrag
Hier kan eventueel nog een afwijkend bedrag worden genoteerd dat de betreffende deelnemer in afwijking van de anderen moet betalen
Begeleiders
Hier kunnen de eventuele begeleiders ingevoerd worden.
Correspondentie:
Via de tab Correspondentie krijgt u toegang tot een overzicht van de correspondentie die al met de cliënt is gevoerd. Voor het lezen van de brief klikt u weer op de knop met het brilletje.
In de kolom Soort kunt u zien welke soort correspondentie (Mailing, Uitnodiging, etc.) naar de deelnemers aan de geopende activiteit is verstuurd.
Opdrachtknoppen rapporten activiteiten
Onder in het formulier zijn een aantal opdrachtknoppen zichtbaar:
Mailing
Om een brief naar alle deelnemers van de geselecteerde activiteit te sturen klikt u de knop [Mailing].
Er verschijnt dan een venster waarin u het onderwerp van de brief kunt invullen. Vervolgens klikt u op [OK] en wordt het tekstverwerkingsprogramma Microsoft Word gestart.
Er verschijnt nu een brief op uw scherm waarin al een aantal gegevens zoals de datum, de adresgegevens en het onderwerp van de brief staan vermeld.
Om alle brieven van de mailing af te drukken dient u in de werkbalk boven in uw scherm op [Samenvoegen naar nieuw document] te klikken. Doet u dit niet dan wordt na Afdrukken> uitsluitend de pagina afgedrukt die op uw scherm staat.
Docent
Door op deze knop te klikken ziet u een bevestigingsbrief verschijnen bestemd voor de docent. Desgewenst kunt u de brief handmatig wijzigen. Deze wijziging geldt dan uitsluitend voor deze brief. Wilt u de standaardinhoud wijzigen dan kan dat door de sjabloon in SWOffice te wijzigen. Hoe dit moet komt later aan de orde.
Etiketten
Als u niet met vensterenveloppen werkt is het handig om een adresetiket voor het versturen van de brieven te printen. U kunt zelf bepalen op welk etiket op het vel het adres moet worden afgedrukt. Dit bespaart vele etikettenvellen.
Deelnemers
Deze knop levert een dialoogvenster waarmee u uit verschillende lijsten kunt kiezen. De keuze is: Deelnemerslijst, presentielijst, verjaardagen. U kunt kiezen hoe u de lijsten gesorteerd wilt hebben.
Onder “tijdvak” kan men de periode kiezen waarover de rapportage moet worden weergegeven. U kunt kiezen: maand, jaar etc maar ook periode. Dat stelt u in staat op precies de begin- en einddatum van uw rapportage te bepalen.
Bij iedere lijst kan tevens worden aangegeven of de personen op de wachtlijst en/of de deelnemers die tijdelijk gestopt zijn ook op die lijst verschijnen.
Activiteiten
Via deze knop kunt u naar diverse inzichten rapportages van de activiteiten printen.
Nadat u op de menuknop Facturen hebt geklikt verschijnt er een venster met twee rubrieken:
Factureren
Openstaande facturen
Facturen
U ziet het onderstaande venster verschijnen. U kunt nu opgeven over welke periode u wilt factureren. Het kan een maand, jaar maar ook een periode zijn (start- en einddatum)
Nadat u op [OK] hebt geklikt maakt SWOffice de facturen aan van de module Activiteiten tot en met de datum die in het invulvenster staat vermeld.
Mocht u bij nader inzien, b.v. als blijkt dat er geen facturen zijn te genereren, de procedure willen beëindigen dan klikt u op [Stop].
Openstaande facturen
Met een klik op ‘openstaande facturen’ verschijnt er een formulier dat een overzicht geeft van nog openstaande facturen van de activiteiten module.
Betalingswijze
Onder in het venster ziet u een keuzemenu Betalingswijze. Als u op de knop q klikt ziet u een menu. Door te klikken op één van de betalingswijzen selecteert u de nog openstaande facturen volgens die betalingswijze.
Module
Onder in het venster ziet u een keuzemenu Module. Als u op de knop q klikt ziet u een menu van de modules van SWOffice. Aangezien u werkt in de module Activiteiten krijgt u geen toegang tot andere modules.
Periode
U kunt door het invullen van begin- en einddatum precies de periode bepalen waarover u een overzicht wilt zien van de nog openstaande facturen.
Verstuurd
Door te klikken op het hokje heeft u de beschikking over drie selecties. Klikt u en ziet u een vinkje verschijnen dan ziet u alle verstuurde facturen in het scherm. Klikt u nogmaals dan wordt het hokje wit. Nu ziet u alleen de niet-verstuurde facturen. Klikt u nogmaals dan word het hokje grijs en ziet u alle facturen.
Voldaan
Door te klikken op het hokje heeft u de beschikking over drie selecties. Klikt u en ziet u een vinkje verschijnen dan ziet u alle facturen die nog niet zijn voldaan in het scherm. Klikt u nogmaals dan wordt het hokje wit. Nu ziet u alleen de niet-betaalde facturen. Klikt u nogmaals dan word het hokje grijs en ziet u alle facturen.
Verstuurd Voldaan
Boven in het scherm ziet u ook twee knoppen verstuurd en voldaan.
Verstuurd
Rechts boven in het venster ziet u een knop [Verstuurd] met daar onder een kolom met hokjes. Hier kunt u aangeven/zien of de facturen zijn verstuurd.
Als klikt op een hokje verschijnt daar een vinkje ten teken dat de factuur is verstuurd. Indien alle facturen zijn verstuurd klikt u op [Verstuurd]. Er verschijnt dan een dialoogvenster met de vraag “Alle facturen op Verstuurd zetten?”.U heeft de keuze tussen [Ja] of [Nee].
Voldaan
Rechts boven in het venster ziet u een knop [Voldaan] met daar onder een kolom met hokjes. Als u klikt op [Voldaan] dan verschijnt er een dialoogvenster met de vraag “Alle facturen op Voldaan zetten?”. U heeft de keuze tussen [Ja] of [Nee].
In de kolom er onder ziet u vakjes die u per factuur kunt aanklikken. Aan de hand van de ontvangen betalingen kunt u de betreffende openstaande factuur als ‘Voldaan’ aanmerken door in het hokje te klikken. U ziet dan een [v] verschijnen.
Na het afsluiten van het formulier wordt de betaalde factuur naar het archief verplaatst.
Lijst
Klikt u op [Lijst] dan verschijnt een dialoogvenster op uw scherm met twee mogelijkheden van sortering.
U kunt een lijst openstaande facturen afdrukken met debiteuren op alfabetische volgorde of u kunt een lijst openstaande facturen afdrukken op volgorde van factuurnummer. Nadat u een keuze heeft gemaakt voor de gewenste sortering klikt u op het printersymbool boven in uw scherm en de lijst wordt door de printer afgedrukt.
Indien u slechts de totalen wilt afdrukken dan verwijdert u het vinkje bij Details.
Voor meer informatie over factureren verwijzen we u naar de aparte handleiding SWOffice module factureren.
Rapportage
Voor het afdrukken van overzichten kunt u hier kiezen uit de volgende mogelijkheden:
Overzicht activiteiten
Overzicht activiteiten lang
Analyse deelnemers
Verstrekte subsidie
Etiketten alle cursisten
Met het onderstaande menu dat dan verschijnt, kunt u het tijdvak voor de rapportage aangeven en tevens de rapportage groeperen en sorteren. Haalt u het ‘vinkje’ weg bij details dan krijgt u alleen de totalen.
Opties activeiten
Algemeen
Onder de tab Algemeen kunt u leslocaties en subsidiegroepen invoeren, verwijderen of wijzigen.
Ook kunt u in het veld Volgorde de gewenste volgorde in het keuzemenu van de lopende activiteiten aangeven.
Factuurdata
Debiteurengroep
Hier kunt u invullen dat het de module Activiteiten betreft.
Betalingswijze
Hier kunt u via het keuzemenu vastleggen welke betalingswijze voor deze module als standaard wordt ingesteld. Er zijn drie mogelijkheden: Factuur, Automatische incasso en Acceptgiro.
Rekeningnummer
Hier kunt u het rekeningnummer van uw instelling vermelden waarop de deelnemers hun bijdrage moeten storten.
Factuurtekst
Tenslotte kunt per betalingswijze een tekst invoeren die respectievelijk op de factuur, acceptgiro of automatische incasso wordt vermeld.
Toeslagen
Per betalingswijze (factuur, acceptgiro, incasso) kunt u op dit scherm een eventuele toeslag per betalingswijze vermelden.