Bij grotere aantal personen kunnen deze geïmporteerd worden d.m.v. een Excel bestand.
Als bijlage staat een Excel voorbeeld bestand.
De structuur van dit bestand kan als voorbeeld worden gebruikt en/of gevuld worden bij het aanmaken van een import bestand.
De eerste rij bevat kolomkoppen. Deze moeten exact overeenkomen in jouw bestand, en ook precies in die volgorde.
De achternaam mag ook de meisjesnaam bevatten gescheiden door een streepje
De kolom ManVrouw mag alleen de letters M (man), V (vrouw), P (echtpaar) bevatten
Nc1, Nc2 en Nc3 worden niet gebruikt.
Straat, Huisnummer en Toevoegsel mogen ook (zoals in dit voorbeeld) gezamenlijk in één kolom staan.
De importprocedure houdt ook rekening met mensen die al in SWOffice zitten. Deze worden dan automatisch overgeslagen.
Het importeren gaat als volgt;
Log in als Admin (klik hier voor meer informatie)
Ga vervolgens naar; Opties SWOffice > Programma instellingen > tab Extra
Klik daar op het blauwe pijtje achter Importeren personen
Er verschijnt een verkenner-scherm, om het Excel-bestand te kunnen kiezen.
Klik dan op Openen
Er verschijnt een keuzemenu waarin u kunt aangeven in welke module de personen in het Excel-bestand terecht moeten komen.
Als de personen alleen in het relatiebeheer moeten komen, kies dan voor - alleen relatiebeheer -
Na het kiezen van een module, wordt de vraag gesteld, wat de startdatum, en mogelijke einddatum van de personen moet worden in de gekozen module.
De einddatum hoeft uiteraard niet te worden ingevuld. klik daarna op Ok.
Na enige tijd, wordt een rapport getoond van de geïmporteerde personen. Hierbij worden mogelijke dubbelingen voorkomen.
